Anti-Panik Saat Bertemu Deadline

Mama: Du, bagaimana kamu mengatur deadline?
Dudu: Deadline? What do you mean by deadline?
Mama: Kalau ada yang harus dilakukan dan di submit, bagaimana kamu tahu mana yang dikerjakan duluan? Yang penting atau tidak penting
Dudu: Saya kerjakan yang mudah lebih dulu, meskipun not important. Biar cepat selesai.
Mama: Lah, kalau begitu nanti yang sulit tidak keburu terselesaikan?
Dudu: Tapi yang selesai jadi bisa lebih banyak.

Hm… cara saya dan Dudu mengatur deadline alias tenggat waktu memang berbeda. Tapi sebenarnya ada tidak sih cara yang salah dan benar untuk managing deadlines?

1. Bikin to-do list
Saya jarang membuat to-do list secara tertulis. Karena biasanya kalau banyak yang harus dilakukan, yang ada malah waktunya habis untuk bikin to-do list. To-do list bisa menjadi distraction sendiri. Jadi, to-do list hanya saya buat ketika yang harus dilakukan benar-benar banyak sampai saya takut lupa, atau ketika hal-hal tersebut banyak detailnya hingga takut terlewatkan.

Kapan waktu yang tepat untuk membuat to-do list? Kalau saya pagi-pagi sebelum memulai hari. Sisihkan 10-15 menit untuk menuliskan apa yang harus dilakukan 1-2 hari ke depan. Menulis to-do list sebaiknya tidak disambi mengerjakan hal lain, apalagi sambil mengerjakan hal yang ada di to-do list itu sendiri. Begitu juga sebaliknya. Sebisa mungkin jangan menulis to-do list di tengah-tengah bekerja, karena biasanya malah jadi nambah to-do listnya. Haha.

2. Urutkan berdasarkan kepentingan dan urgensi
Berbeda dengan teori Dudu, saya mengerjakan to-do list dari yang important dulu meskipun sulit. Ini sesuai dengan Eisenhower Decision Matrix yang menganjurkan hal yang urgent dan penting dilakukan duluan. Hal yang tidak urgent tapi penting bisa dijadwalkan untuk dilakukan di lain waktu. Yang urgent tapi tidak penting bisa didelegasikan ke orang lain, sementara yang tidak penting dan tidak urgent ya either tidak usah dilakukan atau dibatasi saja. Soalnya kalo gampang kan tidak membutuhkan waktu banyak, apalagi kalau tidak urgent, jadi bisa dikerjakan menjelang akhir hari itu jika masih ada sisa waktu.

Eisenhower Decision Matrix

 

Bagaimana menentukan apakah satu hal itu penting atau tidak? Saya sering melihatnya dari apakah jika saya menunda ini, saya mempengaruhi hidup banyak orang atau beresiko mengganggu proses kerja? Misal kita ada pekerjaan menulis dan ada editor yang menunggu kiriman tulisan. Kalau tulisan kita tidak selesai, editor tidak bisa mulai bekerja. Nah yang begini tentunya lebih dulu dikerjakan daripada yang memang line of work-nya berakhir di saya.

3. Breakdown into smaller tasks
Sebisa mungkin, ketika membuat to-do list dan mengurutkannya berdasarkan kepentingan, kita menuliskannya sedetail mungkin. Misalkan untuk menulis sebuah blog post, saya akan butuh research, membuat outline, menulis, mengedit, mengambil foto dan actually posting di blog-nya. Lalu perlu share di komunitas dan blogwalking. Maka setiap task itu bisa diuraikan satu per satu menjadi deadline lebih kecil. Deadline blog seminggu, tapi deadline hari ini dan besok bisa saja hanya research dan outline.

Jangan lupa menghitung waktu untuk belajar dan memasukkan proses tersebut menjadi ‘task’. Jika saya menulis blog tentang hal yang bukan expertise saya, maka saya perlu waktu lebih untuk melakukan research dan belajar. Atau kalau tiba-tiba Dudu meminta saya memasak sesuatu yang belum pernah saya coba sebelumnya, maka saya butuh waktu untuk belajar dan mempersiapkan bahan-bahannya. Nah, bagian ini juga jangan lupa dihitung dalam to-do list.

4. Sebisa mungkin kerjakan satu hal sampai selesai baru pindah ke yang lain
Yang ini peraturan saya sendiri, karena biasanya saya hobi multitasking dan sering ke-distract dengan hal lain. Waktu ngobrol sama temen aja bisa pindah topik kalau kepancing, apalagi mengatur to-do list. Wah, bisa bahaya. Jangan sampai di akhir hari, to-do list kita belum ada yang dicoret selesai karena semuanya masih setengah jadi.

Sejujurnya, waktu menulis ini saja, saya sempat ke-distract topik lain dan jadi menyelesaikan tulisan lain dulu sebelum kembali ke sini.

Fokus mengerjakan teka-teki sebelum pindah ke tugas berikutnya

Bagaimana kalau ada yang ‘menyelak’ dan masuk dalam to-do list kita di tengah-tengah hari? Well, kecuali hal yang urgent ini berbentuk seperti bayi menangis minta asi atau jemuran yang harus diangkat karena hujan mendadak turun, saya akan berusaha menyelesaikan apa yang saya kerjakan terlebih dahulu baru berpindah fokus ke hal yang baru datang tadi.

Yang jelas, kalau ketemu deadline banyak dan bertumpukan, jangan panik. Sebagai ibu bekerja yang juga ngeblog dan harus mengurus anak, saya sering merasa yang harus dikerjakan dalam sehari itu banyak banget. Belum apa-apa sudah pusing. Tapi kalau dikerjakan satu per satu, akhirnya selesai juga.

“Sama seperti quest dalam game ya, Ma. Banyak yang harus dilakukan tapi akhirnya semuanya bisa diselesaikan.”

Postingan ini dibuat mengikuti tema tantangan menulis KLIP 2021